管理个人时间的第一步,是找出你花费时间的方式。而给自己记录一份时间日志,便是完成此事的高效做法。
 
只要尝试一天,你就能立刻对自己的时间去向有了深入了解。记录每项行动所花费的时间,就能将无意识的习惯提升到清醒的意识层面,让你有机会审视和优化自己的时间花费方式。
在一天的时间里,无论你何时开始或停止一项活动,都记录下你所用时间。
 
你可以只在工作时间做记录,也可以一整天都这么做。当天结束时,将记录的所有时间块整理到各个类别中,就能知道每种类型的活动花了自己多大比例的时间。
若你想做得更加彻底,可以连续记录一周,再计算出每种类型的活动所占总时间的比例,活动类型可以注明是查收邮件、看新闻、上网、接打电话、吃饭、去卫生间等事情上。只要你从椅子上起身,就意味着需要在时间日志上做次记录了。对我来说,一般情况下我一天能有50-100次日志记录。
 
看到直观的结果后,你会惊讶地发现,自己花在真正工作上的时间,只占了一小块。研究表明,一般的办公室白领,每天只会做1.5小时的实际工作,其余时间都花在了社交、喝咖啡、吃饭、非正式沟通、翻看文件以及其他许多非工作类任务上。平均来说,全职的办公室白领,甚至直到上午11点才真正投入到工作中,到了下午3点半又逐渐松懈下来。
 
分析你的时间日志
我第一次记录时间日志时,发现自己一周在办公室待了大约60小时,但只有15小时是在真正工作。即使从事实上看,我已比普通白领的效率高出两倍,但自己仍感到忧虑。
那其余的45个小时都到哪儿去了?时间日志详细地铺在我面前,告诉我那些无意识中浪费了时间的行为——过于频繁地查看邮件、在毫无必要的工作上追求完美、沉迷于各种新闻消息中、花太长时间用餐、屈服于本可避免的外界干扰等等。
 
计算个人效率比
当意识到自己在办公室花了60小时,却只完成了15小时的实质工作时,我便开始问自己一些有趣的问题。
我的收入和成就感只取决于那15个小时,而非自己在办公室所花的全部时间。我在想,是不是有必要计算一下自己每天的个人效率比?于是,我把花在实质工作上的时间量,除以待在办公室的总时间:
个人效率比 =(用在“真正工作”上的时间)/(“上班”时间) 
虽然一开始,我对自己只花了25%的时间在实质工作上感到郁闷,但我也很快意识到,仅仅把工作时间延长会是更愚蠢的做法。