【实务】企业建账四部曲

2016-05-15 23:07

财务建账是企业进行独立核算的起点，也是企业正常生产运营的基础。财务管理的复杂性使得建账工作绝非在财务软件中开立账套那么简单，财务建账还应关注四大方面：

第一步：适配的组织人员

财务组织的搭建和财务人员的选配应贯穿建账筹划的始终。财务组织的设立应结合企业的规模和管理定位，兼顾成本效益原则。企业规模越大、业务越复杂、对财务的定位越高，相应的财务组织职能就会越复杂；反之对于规模小、管理粗放的企业，也没有必要设置很复杂的财务机构。实务中，企业财务通常包含预算管理、核算管理、报表管理、绩效管理、内部控制等五大职能，但相应的财务组织设立并非一蹴而就、一层不变，在运营初期组织架构一般相对简单，组织功能聚焦核算管理、报表管理以满足外部监管要求，后续随着业务发展和企业精细化管理的需要，组织功能向绩效管理、内部控制转换以支撑企业价值创造实现。

适当的财务人员是企业进行独立核算的基础，配置的财务人员数量除考虑企业规模和管理需要以外，还应满足不兼容岗位分离等国家法律法规强制要求，比如会计、出纳岗位不能由同一人担任。同时，企业也应考虑财务人员的专业胜任能力，通过适当的培训或者招聘进行补强，提升财务人员素质及操作能力，减轻独立核算初期的阵痛期。

第二步：可行的财务规则

“不以规矩，无以成方圆”，可行的财务规则是企业财务管理顺利进行的关键。企业在财务建账过程中，还需结合企业管理要求及业务特点，设计出财务制度体系框架，着手制定并发布财务管理、会计核算制度，确保各项工作有法可依。制度的编制应围绕财务组织职能，遵循轻重缓急的原则，优先制定发布与业务相关的、紧急、重要的管理制度，比如费用报销制度、收入管理制度等，重点规范业务开展过程中各职能部门的管理职责、管理流程、审批权限等。

对于子公司、分公司或企业的独立核算单位，除构建内部财务管理规则以外，还需厘清与母公司、总公司或上级单位之间的职责界面，管理与被管理关系等。比如是否具备对外投资权限、核算单位应承担的会计责任等。实务中，可以考虑通过内部公文、会议纪要的方式来明确相应财权及配套权利，确保建账主体自身的合法性。

第三步：完整的系统数据

现阶段，随着财务软件的普及及应用，企业大都愿意选择电算化手段来进行会计核算，以提高财务管理的效率。这就要求企业购置或自行开发独立的财务软件，按照独立建账的要求在记账系统中开设独立的会计账套，设置会计科目表、会计日历、记账货币及选择会计方法等基本的账套要素。并根据管理需要，选择启用预算系统、报账系统、分析系统等功能模块。对于实行ERP（企业资源计划）系统的企业，还需要考虑财务系统与外部业务系统（如采购、物流、合同、人力）之间的对接。为减少日后系统内、系统间出现的连通、设置问题，企业应加强系统上线前的联测工作。

初始数据的梳理关系到企业后续的会计信息质量，具体包括所有者投入、购入或建造的资产、购销所形成的债权债务、前期的收入及开办费用等数据的梳理，梳理的同时应尽量取得相关数据的支撑依据，确保初始数据的真实、完整。

第四步：综合的配套资源

“不谋全局，不足谋一域”，财务建账还需考虑综合的配套资源。比如企业应按照中国人民银行的管理要求，遵循收支两条线的原则，向银行申请开立基本账户和一般账户，申购支票、汇票等银行票据；篆刻并启用企业财务专用章、企业财务负责人印章；购买现金日记账和银行存款日记账等账簿，并根据启用要求填好扉页内容；配备达到较高安全标准的会计档案室，购买打印机、复印件、扫描仪、装订机、保险柜等硬件设备，购买一定数量的档案盒、凭证纸、整理箱等低值易耗品。